Foto bersama anggota ACT Alliance Forum Indonesia dan unit YAKKUM saat mengikuti workshop pembelajaran Penilaian Mandiri CHS pada 26 September 2023.

 

Perjalanan pembelajaran uji coba penilaian mandiri (self-assessment) terhadap Standar Kemanusiaan Inti (Core Humanitarian Standard), didukung oleh Kerk in Actie (KiA) dan ACT Alliance.

 

LATAR BELAKANG

Motivasi terhadap Kualitas dan Akuntabilitas telah dipupuk sejak tahun 2009, ketika YEU menjadi anggota Humanitarian Accountability Partnership (HAP) dengan tujuan untuk mempelajari secara langsung tolok ukur akuntabilitas dan bagaimana mengintegrasikannya ke dalam instrumen organisasi dan kerja operasional. Kemudian pada tahun 2015, YEU menjadi anggota penuh dari Core Humanitarian Standard (CHS) Alliance. Namun YEU belum melakukan proses verifikasi, hingga pada tahun 2022, YEU mengajukan Expression of Interest (EoI) untuk proyek pilot Penilaian Mandiri CHS yang didukung oleh ACT Alliance dan Kirk in Actie (KiA).

Pada bulan November 2022, YEU mendapatkan dana dari Kerk in Actie (KiA) dan ACT Alliance untuk melakukan proyek pilot penilaian mandiri CHS, setelah sebelumnya mengajukan permohonan untuk menyatakan minat untuk melakukan penilaian mandiri. Proyek ini dimulai secara resmi pada bulan Maret 2023 ketika YEU mulai membentuk tim inti untuk proses tersebut, dan berakhir pada bulan November 2023.

Setidaknya ada empat bidang (atau manfaat) seputar proses penilaian mandiri yang kami eksplorasi di berbagai tahapan program kami.

Pertama, Penilaian mandiri memungkinkan YEU untuk mengembangkan kerangka akuntabilitasnya sendiri terhadap Kualitas dan Akuntabilitas, yang memberikan prinsip-prinsip panduan terus-menerus dalam pekerjaan kemanusiaan YEU, di semua tahap siklus program.

Kedua, proses penilaian mandiri membantu YEU mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan kinerjanya dalam menjalankan peran kemanusiaan. Pada akhir proses penilaian mandiri, kami dapat merumuskan rencana perbaikan yang merupakan kunci dalam meningkatkan kemampuan organisasi dan operasional.

Ketiga, penilaian mandiri memungkinkan YEU merefleksikan sejauh mana organisasi mengatasi permasalahan lintas sektoral seputar PSEAH, gender, inklusi, dan pelokalan dalam programnya.

Dan terakhir, proses penilaian mandiri memerlukan partisipasi di semua tingkatan. Pelibatan sebagian besar staf dalam proses ini juga dipandang sebagai cara untuk meningkatkan kesadaran mereka mengenai Kualitas dan Akuntabilitas.

Proses ini merupakan pencapaian yang signifikan bagi YEU, karena kami adalah organisasi nasional pertama dari Indonesia yang melakukan penilaian mandiri terhadap CHS. YEU ingin menjadikan kesempatan ini sebagai tolak ukur bagi organisasi kami, sekaligus sebagai proses pembelajaran yang dapat dibagikan kepada organisasi lain yang ingin melakukan proses serupa.

 

PERSIAPAN

Sebelum mempersiapkan proses penilaian mandiri, YEU melakukan serangkaian diskusi internal antara jajaran manajemen dan tim penilaian mandiri yang terdiri dari 6 orang dari berbagai departemen dalam organisasi, seperti SDM, keuangan, program, dan komunikasi.

Diskusi tersebut berkisar pada identifikasi jangka waktu (target perjalanan kami selama 6-8 bulan), dan sumber daya yang dikerahkan untuk melakukan keseluruhan tahap penilaian mandiri. Tentu saja, kami membicarakan tentang:

• Mekanisme pengendaliannya, bagaimana proses pengawasannya bersama-sama dengan Aliansi ACT dan Aliansi CHS
• Menugaskan penanggung jawab (focal point) akuntabilitas, tim dan enumerator untuk melakukan wawancara kepada warga masyarakat
• Mengumpulkan dokumen yang diperlukan untuk survei kemitraan, seperti perjanjian kemitraan
• dan menyiapkan anggaran.

Setelah kami mengidentifikasi sumber daya tersebut, kami kemudian membahas lebih lanjut tahapan penilaian mandiri.

YEU berpendapat bahwa sebelum melakukan persiapan apapun, penting untuk menetapkan perubahan dan dampak yang ingin kita lihat setelah menyelesaikan prosesnya. Hal ini dirumuskan menjadi perubahan jangka pendek, yaitu selesainya proses penilaian mandiri CHS.

Dan perubahan jangka panjangnya, yaitu lahirnya kerangka akuntabilitas yang sejalan dengan rencana strategis YEU/YAKKUM tahun 2021-2026.

Kemudian, YEU melakukan peluncuran formal penilaian mandiri. Kami menentukan ruang lingkup dan metodologi pelaksanaan survei terhadap staf, mitra, dan anggota masyarakat. Untuk melakukan hal ini, YEU perlu mengumumkannya secara resmi kepada staf dan mitra pada April 2023.

Pengumpulan dan analisis data memakan waktu paling lama dalam keseluruhan lini waktu. Diperlukan waktu sekitar 5 bulan untuk menyelesaikan pengumpulan dan analisis data. Kegiatan yang dilakukan adalah:

• menugaskan tim lapangan dan enumerator untuk mengumpulkan data melalui survei dan wawancara online,
• sesi pengenalan kepada tim lapangan dan enumerator, agar mereka memahami kuesioner survei,
• dan menyepakati jadwalnya.

Terakhir, pelaporan kepada CHS dan ACT Alliance, serta merumuskan rencana perbaikan yang telah disepakati.

 

HASIL SURVEI

YEU melakukan keseluruhan survei sekitar 5 bulan. Target survei:

1. Staf YEU di tiga kantor (di kantor pusat di Yogyakarta, dan di kantor lapangan di Jawa Barat dan Sulawesi Tengah)
2. Mitra lokal di mana kami masih memiliki perjanjian kemitraan aktif
3. Dan anggota masyarakat terpilih di tiga provinsi

Capaian yang telah direkam dan dilaporkan dalam platform online baru CHS adalah sebagai berikut:

72 staf berpartisipasi dalam survei berdasarkan 95% dari total staf pada saat itu. Sesi online untuk memandu staf tentang cara mengisi survei online, yang tautannya telah disediakan oleh CHS. Laporan ini secara khusus menanyakan 36 tindakan utama yang ditetapkan dalam CHS.

6 mitra telah dihubungi untuk melengkapi tautan survei secara mandiri. Pada dasarnya survei ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana YEU menerapkan prinsip-prinsip kemitraan.

20 anggota komunitas telah diwawancarai oleh enumerator independen. Para enumerator adalah relawan yang telah diberitahu tentang proses survei dan mengisi link survei secara online, karena sebagian besar anggota masyarakat belum mahir menggunakan link tersebut.

 

RENCANA KE DEPAN

Hal-hal penting yang dapat diambil dari Penilaian Mandiri ini juga akan memandu YEU ketika akan melakukan perjalanan serupa lagi di masa depan. Hal ini mengeksplorasi bidang-bidang yang telah berhasil dilakukan, dan hal-hal yang dapat dijadikan peluang serta perbaikan dalam prosesnya.

Mengenai hubungan antara YEU, ACT Alliance dan CHS Alliance, YEU merasa bahwa kunci koordinasi terletak pada pertemuan awal dan dukungan bantuan teknis yang terjalin, terutama ketika ini adalah pertama kalinya kami menggunakan platform online CHS yang baru.

Kami senang akhirnya dapat menyelesaikan perjalanan ini. Yang terpenting, kami telah meletakkan landasan bagi generasi berikutnya di YEU untuk memulai perjalanan yang sama di masa depan, guna memastikan kualitas dan akuntabilitas dalam intervensi kemanusiaan YEU.